D&N Singapore Pte. Ltd.

事業内容について

坂井様 当社は2012年にシンガポールへ進出し、現在はシンガポールで6店舗の直営店の運営と、東南アジアのフランチャイズ計12店舗の管理をしています。

現場の非効率が
経営にも負の連鎖を生んでいた

Bil One導入前は、各店舗ごとに、牛乳や卵などの納品物と一緒に紙の請求書を受け取っていました。検品が終わると、原価把握のために請求書に記載された金額をExcelに入れて報告をするという運用でした。しかし、現場にはPC操作に慣れていないスタッフも多く、入力作業に多くの時間を要するうえ、転記ミスも頻発しており、業務効率の観点から課題があったと認識しています。

また請求書は、毎週1度、店舗ごとにまとめて経理担当者がいるオフィスへ送付する仕組みでしたが、送付遅れや漏れも頻繁に発生していました。経理では、受領後にそれらを会計ソフトへ手入力し、さらに分析用資料をExcelで作成していました。しかし、６店舗分の請求書が一度に届くため作業が逼迫し、入力ミスが原因で手戻り作業が発生し、その結果、支払い遅延が生じることもありました。

私自身も本社向けの資料作成に追われ、分析は後回しになっていました。こうした各所での作業負荷や手戻りが重なった結果、月次決算が遅れ、問題発見や経営判断までが後ろ倒しになるという課題を長年抱えていました。正確かつ迅速な数値報告を実現するための打ち手は、Excel関数の活用や手順の見直しといった対症療法にとどまり、抜本的な解決策は見出せていない状況でした。

そんな中、コロナ禍で経営のスリム化が求められ、3人体制だった経理を2人体制へ移行することになりました。業務効率化が避けられない状況で出会ったのがBil Oneです。

経営主導で進めた
請求書業務の標準化

現在、サプライヤーから直接Bil OneにアップロードされるPDFの請求書は、全体の約86％に達しています。開始当初は100％が「紙」の請求書だったものを、ここまで定着させるために、私自身がサプライヤーへ書面で案内を送り、説明会も開催して、新しい仕組みとしてBil Oneに直接請求書をアップロードしていただくよう、理解と協力をお願いしました。変革は現場任せでは進まない。経営が明確な意思を示し、主導する必要があると考えたからです。取引先の多くは個人事業主や小規模企業であり、手作業に慣れているため、急な変化に対するハードルが高いことは理解していました。

一方で、コロナ禍によりリモートワークを余儀なくされた際、多くの企業が請求書をスキャンし、自宅で処理する運用を経験しました。その結果、「会社に出社しなくても請求書処理は可能である」という認識が徐々に広がっていきました。だからこそ、「せっかくできるようになったのだから、これを新しい標準にしていきましょう」とサプライヤーに伝えました。

現在では店舗を介在させない効率的なフローを実現できています。今後はこの比率を95％程度まで引き上げていきたいと考えています。

“時間削減”から“質の向上”へ

Bill One導入後、現場・経理・経営それぞれに変化が生まれました。

まず現場の店舗では、Excelを使った業務や請求書の受領作業がなくなり、検品業務に集中できるようになりました。効率化によって生まれた時間は、店舗をより良くする取り組みに充てています。これまではワーキングアワーの削減を目標に改善を進めてきましたが、現在は「クオリティ・オブ・ワークアワー」、つまり同じ50時間でも、より質の高い50時間にすることを重視しています。

そのための取り組みの一つとして、5分・10分・15分といった短時間で実施できるトレーニングリストを作成し、スタッフのスキル向上に注力しています。実際に、キッチンスタッフがドリンク作りやレジ業務まで担えるようになるなど、多能工化も進みました。一方で、シンガポールでは職務範囲が明確なため追加業務と捉えられることもあり、いかに多能工化を当たり前のものとして定着させていくかが、今年の大きな課題です。

残業ゼロと有給休暇取得を実現

経理側での効果も大きく、一度にまとめて処理する必要がなくなっただけでなく、手入力作業がほぼなくなりました。その結果、月次決算資料の作成にかかる時間は大幅に短縮され、月間約30時間発生していた残業はゼロになっています。人員は減りましたが、2人同時に有休を取得したり、2週間の長期休暇も可能になるなど、安定して業務を回せる体制が整いました。

スタッフの意識にも変化が見られます。人事1名と経理2名にAI活用による業務改善を検討してもらったところ、「担当を分けるのではなく、3人全員が人事・経理を担えるようにしたい」という提案が出てきました。標準化による恩恵をスタッフ自身が実感した結果だと思います。

経営数値の早期把握で
人材育成にも寄与

経営面でも、月次決算が短縮されたことで経営数値をより早く正確に把握できるようになりました。以前は、役員会の約10日前に上がってくるドラフトの修正作業が膨大で、実質2～3日で日本語の報告資料を作成し、その後ようやく分析に着手するという状態でした。現在は、役員会の半月前にはドラフト、10日前には分析資料が揃うため、分析まで完了した状態で日本へ報告できています。

原価や人件費の管理についても、以前は時間的余裕がなく、私が分析して店長に方向性を示していましたが、現在は早い段階で数字の共有が可能となり、店長自ら分析に取り組む姿勢が生まれています。数字の意味や目的を理解しながら業務に取り組むことで、アウトプットの質も変わってくると思います。

最終的には、私が細かく指示をしなくても、Bill Oneを中心に現場と経理だけで業務や課題解決が回る状態を目指しています。

持続的な成長を支えるための標準化

今後は、フランチャイズ店舗にも標準化された業務フローを展開していきたいと考えています。各店舗が行っている業務は本質的に共通しており、私たちが経験した課題は、いずれ他店舗でも顕在化する可能性が高いからです。

Bil Oneの導入によって、手入力や煩雑な事務作業が削減され、本来注力すべき売上向上や顧客価値の向上にリソースを振り向けられる体制が整いました。同様の仕組みを共有することで、フランチャイズ店舗の持続的な成長を支える基盤を構築していきたいと考えています。