Good Job Creations (Singapore) Pte Ltd.
-
Home
- จากผู้ใช้งานจริง
- Good Job Creations (Singapore) Pte Ltd.
ลดเวลาขั้นตอนการทำใบแจ้งหนี้จาก 2 ชั่วโมง เหลือเพียง 10 นาที
ทำให้มองเห็นขั้นตอนต่าง ๆ อย่างชัดเจนและช่วยส่งเสริม
การปฏิบัติตามกฏระเบียบ
Good Job Creations (สิงคโปร์) Pte. Ltd. มีบริษัทแม่ที่จดทะเบียนอยู่ใน Tokyo Stock Exchange และช่วยเหลือผู้หางานมากกว่า 300 รายต่อปีในสิงคโปร์ โดยหลังจากวิกฤติโควิด 19 ก่อนหน้านี้บริษัทกำลังทบทวนการดำเนินงานเพื่อขยายธุรกิจเชิงรุกในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ เรายังได้สอบถามพวกเขาเกี่ยวกับอุปสรรคที่ต้องเผชิญ และปัญหาที่มีต่อธุรกิจของพวกเขาก่อนใช้งาน Bill One
วัตถุประสงค์
- เพิ่มความเร็วในการปิดบัญชีประจำเดือน
- เพิ่มประสิทธิภาพงานการบัญชี
- ใช้ประโยชน์จากทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ
ประเด็นปัญหา
- การเร่งการดำเนินการในงานจัดการใบแจ้งหนี้
- ป้องกันการชำระเงินล่าช้าการเรียกเก็บเงินซ้ำซ้อน
- เพิ่มประสิทธิภาพงานตรวจสอบบัญชี
ประสิทธิผล
- ลดเวลาการปฏิบัติงาน 2 ชั่วโมงให้เหลือ 10 นาที
- เสริมความแข็งแกร่งของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance)
- เพิ่มแรงจูงใจของพนักงานบัญชี
ทีมบริการลูกค้าของ Sansan ก็คอยให้การสนับสนุน
อย่างใจดีและสุภาพจนระบบคงที่
[ ผู้ให้สัมภาษณ์ ]
Managing Director / Mr. Kimiya Shibazaki
Accounts & Finance Lead / Ms. Jenny Chuah
Accounts & Finance Manager / Ms. May Chai
เราต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้จำนวนมหาศาลด้วยตนเอง
ทำให้เกิดความล่าช้าในการชำระเงินและการเรียกเก็บเงินซ้ำซ้อน
– Managing Director Mr. Kimiya Shibazaki
เนื้อหางาน
คุณชิบาซากิ: Good Job Creations (Singapore) Pte Ltd. เป็นองค์กรสัญชาติญี่ปุ่นที่ตั้งอยู่ในประเทศสิงคโปร์ ซึ่งให้บริการแนะนำ จัดหาทรัพยากรบุคคล และเป็นตัวแทนในการยื่นขอวีซ่าทำงาน เป็นต้น เนื่องจากเป็นบริษัทในเครือของ “Will Group Co., Ltd.” ซึ่งเป็นบริษัทที่ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจรซึ่งมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่กรุงโตเกียว จึงเข้าร่วมในเครือบริษัทผ่านการเข้าซื้อบริษัทในท้องถิ่นซึ่งเป็นบริษัทดั้งเดิมในปี 2549
ในช่วงแรก มีธุรกิจแนะนำบุคลากรเป็นหลัก แต่ตั้งแต่เดือนเมษายนปี 2561 ที่ผมได้รับ ตำแหน่ง Managing Director ก็ได้เริ่มดำเนินธุรกิจจัดหาบุคลากรด้วยเช่นกัน ตลาดการแนะนำบุคลากรของสัญชาติญี่ปุ่นในสิงคโปร์ นั้นมีขนาดที่จำกัด และหากพึงพอใจแต่เพียงเท่านี้ การเติบโตก็จะมีขีดจำกัด ผมมีความเชื่อมั่นอย่างแรงกล้าว่าธุรกิจต้องมุ่งมั่นสู่การเติบโตอยู่เสมอ ผมเชื่อว่าสิ่งนี้จะเชื่อมโยงไปสู่การเติบโตไม่เพียงแต่ของบริษัท แต่รวมถึงของพนักงานด้วย
สถานการณ์ก่อนนำ
Bill One เข้ามาใช้งาน
คุณชิบาซากิ: ในฐานะผู้มีอำนาจอนุมัติขั้นสุดท้ายนั้น ผมได้รับใบแจ้งหนี้ 30-40 ใบต่อเดือน และต้องเซ็นทุกใบที่ได้รับมา ซึ่งถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการอนุมัติใบแจ้งหนี้ โดยที่ผมต้องมานั่งเปิดไฟล์และไล่ตรวจสอบทีละอันจนกลายเป็นกิจวัตรประจำวันของผมไปแล้ว อย่างไรก็ตาม เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น การดำเนินงาน ก็มีความซับซ้อนมากขึ้นตามกัน และเริ่มเห็นได้ชัดว่าเพียงแค่ไฟล์ใบแจ้งหนี้ที่มีไม่สามารถทำให้ผมเข้าใจเนื้อหาที่ชัดเจนได้อย่างเพียงพอ มีอยู่บ่อยครั้ง ที่การอ่านเพียงครั้งเดียวไม่สามารถทำให้เข้าใจได้ว่าเป็นการเรียกเก็บเงินของอะไร
ผมต้องเปิดไฟล์ที่เกี่ยวข้องหลายฉบับ เพื่อทำความเข้าใจในเนื้อหา หลังจากลงนามแล้วยังต้องดำเนินการต่าง ๆ แบบแมนนวลหลายอย่าง เช่น แนบไฟล์ไปกับอีเมลแล้วส่ง เป็นต้น ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เสียเวลา
ปัญหาที่กองทับถมราวกับภูเขา
คุณเจนนี่: สำหรับพวกเราที่เป็นพนักงานบัญชีก็เช่นเดียวกัน เราไม่สามารถทำอะไรได้เลยกับเวลาที่ใช้ไปอย่างมหาศาลกับงานจัดการใบแจ้งหนี้ สิ่งนี้เป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุดในตอนนั้นใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าถูกส่งมายังที่อยู่อีเมลเฉพาะแทบทุกวัน พนักงานบัญชีต้องแสกนเอกสารเหล่านั้นทีละใบและอัปโหลดไปยังฐานข้อมูล เพียงเท่านี้ก็ถือว่าเป็นงานที่หนักหนาแล้วอีกทั้งยังมีข้อจำกัดด้านขั้นตอนและเวลา จึงทำให้ไม่สามารถตรวจเช็คถึงเนื้อหาเอกสารอย่างละเอียดได้
ด้วยเหตุนี้ จึงเกิดเหตุการณ์ เช่น การชำระเงินล่าช้าเนื่องจากการจัดการงานล่าช้า การจ่ายชำระเงินเกิน หรือบางกรณีที่เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้มาใบเดียวกัน แต่ก็ยังคงลงบัญชีซ้ำกันสองครั้ง ถึงแม้ว่าพนักงานบัญชีจะตรวจสอบไปหลายครั้งและใช้เวลาไปมากมาย ก็ยังคงมีจุดที่ตกหล่นอยู่ดี จึงทำให้ปัญหายังคงกองทับถมราวกับภูเขาอยู่เสมอ
คุณชิบาซากิ: ตั้งแต่การซื้อสินค้าและบริการจนถึงการรับใบแจ้งหนี้จากอีกฝ่ายและการชำระเงิน โดยทั่วไปจะมีกระบวนการอนุมัติหลายขั้นตอน ควรมีการดำเนินการตรวจสอบและพูดคุยร่วมกันเป็นรายแผนกระหว่างการขออนุมัติกับผู้จัดการฝ่ายและผู้จัดการแผนก อย่างไรก็ตาม ก่อนนำ Bill One เข้ามาใช้งาน กระบวนการเหล่านี้ส่วนใหญ่ไม่สามารถมองเห็นได้เลย ไม่มีวิธีในการตรวจสอบนั่นเองครับ มาตรฐานการอนุมัติมีเพียงคำพูดว่า “ได้รับอนุมัติจากผู้จัดการแล้ว” เท่านั้น
การจัดการใบแจ้งหนี้ที่เคยใช้เวลาถึง 2 ชั่วโมง ลดลงเหลือเพียง 10 นาที
ส่งผลให้การปิดบัญชีการเงินรายเดือนมีประสิทธิภาพมากขึ้น
– Accounts & Finance Lead / Ms. Jenny Chuah, Accounts & Finance Manager / Ms. May Chai
ประสิทธิผลจากการนำ Bill One เข้ามาใช้งาน
คุณชิบาซากิ: Bill One ช่วยลดเวลาที่ใช้ในกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้เป็นอย่างมาก ก่อนหน้านี้ ต้องดำเนินขั้นตอนการอนุมัติเดือนละ 2 ครั้ง ซึ่งแต่ละครั้งใช้เวลาประมาณ1 ชั่วโมงโดยเฉลี่ย นั่นหมายความว่า ต้องใช้เวลา 2 ชั่วโมงในแต่ละเดือนในการอนุมัติใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม หลังจากนำ Bill One เข้ามาใช้งาน กระบวนการดังกล่าวลดลงเหลือเพียงแค่ 10 นาทีเท่านั้น ซึ่งช่วยให้งานปิดบัญชีประจำเดือนมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในฐานะที่เป็น Managing Director อย่างที่ทราบกันว่าผมสามารถนำเวลาที่ลดลงไปใช้กับสิ่งอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความกังวลและความเครียด จากงานตรวจสอบก็หายไปเช่นกัน
สิ่งที่ดีเป็นอย่างยิ่งอีกประการหนึ่งก็คือสามารถเห็นกระบวนการอนุมัติได้ ยกตัวอย่างเช่น มีโครงการจัดซื้อโครงการหนึ่ง แต่เดิมผมไม่สามารถทราบกระบวนการส่วนใหญ่ได้เลยจนกว่าจะได้รับรายงานเพื่อขออนุมัติจากผมซึ่งเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติขั้นสุดท้าย ซึ่งอาจจะติดขัดอยู่ที่ไหนสักแห่งก็เป็นไปได้ แม้แต่เรื่องเช่นนี้ก็ยังจำเป็นต้องใช้ความพยายามในการตรวจสอบไม่ต่างกัน แต่หลังจากใช้งาน Bill One กระบวนการก็มีความคืบหน้า ปัญหาต่าง ๆ ก็แก้ไขได้ในคราวเดียว
นอกจากนี้การทำให้มองเห็นได้ ยังมีประสิทธิผลในการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance) อีกด้วย การที่มองไม่เห็นกระบวนการอนุมัติมักเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาและการจ่ายชำระที่ไม่เหมาะสม แต่ Bill One ช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ได้ จึงสามารถทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้อย่างไม่เป็นกังวล
ประสิทธิผลด้านงานธุรการบัญชี
คุณเมย์: สำหรับพนักงานบัญชี เราคิดว่าสิ่งที่มีประสิทธิภาพสุด คือการไม่ต้องแสกนและอัปโหลด ใบแจ้งหนี้ Bill One จะสร้างฐานข้อมูลใบแจ้งหนี้ให้โดยอัตโนมัติ จึงช่วยให้มีเวลาสำหรับงานอื่น ๆ มากขึ้น และช่วยลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน
และ Bill One ยังมีฟังก์ชันเตือนความจำซึ่งมีประโยชน์มากเช่นกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อก่อน หากคำขอซื้อไม่ได้รับการอนุมัติ ทีมพนักงานบัญชีจะต้องส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้รับผิดชอบทีละรายการ แต่ตอนนี้ ไม่จำเป็นต้องทำแบบนั้นแล้วเนื่องจากมีการส่งแจ้งเตือนให้โดยอัตโนมัติ จึงไม่มีกรณีที่ตกหล่นหรือลืมแจ้งอีกต่อไป
คุณเจนนี่: งานเอกสารสำหรับการตรวจสอบทางบัญชีก็ลดลงเป็นอย่างมากเช่นกัน ก่อนหน้านี้ เราต้องจัดเตรียมและยื่นส่งเอกสารกระดาษจำนวนมากทุกครั้งที่ถึงรอบปีบัญชีแต่เมื่อมี Bill One งานเหล่านี้ก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป เพียงแค่ส่งข้อมูลบันทึก (Log) ของ Bill One ไปยังบริษัทตรวจสอบภายนอกเท่านั้น งานของพวกเราง่ายขึ้นมากและตอนนี้เราก็มีเวลาทำงานอื่นมากขึ้นด้วย
การบริการลูกค้า
คุณเมย์: ตอนที่นำ Bill One เข้ามาใช้งานมีความเป็นกังวลว่าจะสามารถใช้งานได้อย่าง ถูกต้องหรือไม่รวมถึงจะได้รับการช่วยเหลือสนับสนุนที่เพียงพอจากบริษัท Sansan หรือไม่แต่ทีมบริการลูกค้า (Customer Success Team) ก็คอยให้การสนับสนุนอย่างใจดีและสุภาพจนระบบคงที่ จึงสามารถใช้งานได้อย่างสบายใจ
คุณเจนนี่: นอกจากจะนำเสนอข้อมูลให้กับบริษัทหลายครั้ง ยังช่วยให้คำปรึกษาเฉพาะบุคคลเพื่อให้ระบบคงที่อีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยอธิบายการส่งและการจ่าหน้าถึงผู้รับอย่างละเอียดให้กับคู่ค้าที่เป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้อีกด้วย
คุณชิบาซากิ: กหนึ่งเหตุผลที่คิดว่าทำให้การใช้เป็นไปอย่างราบรื่น คือการมีคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานแบบมาตรฐาน (Standard Operating Procedures) ที่บริษัท Sansan จัดทำขึ้นเนื้อหาถูกรวบรวมไว้อย่างเข้าใจได้ง่ายซึ่งมากพอที่จะทำให้ทุกคนเข้าใจได้วิธีการชำระเงินและวิธีการขออนุมัติ การออกแบบของ Bill One ก็มีความเรียบง่ายและปรับแต่งเองได้ง่าย จึงช่วยผลักดันให้สิ่งนี้เป็นที่ยอมรับภายในบริษัทได้อีกด้วย
การเปลี่ยนแปลงทางองค์กร รวมถึงการนำ Bill One มาใช้
ทำให้บริษัทของเราเป็นองค์กรที่มีความยืดหยุ่นและแข็งแกร่งมากขึ้น
– Managing Director Mr. Kimiya Shibazaki
โควิดและการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
คุณชิบาซากิ: ไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ที่รุนแรงมากขึ้นตั้งแต่ปี 2563 ได้ส่งผลกระทบอันใหญ่หลวงต่อตลาดสิงคโปร์ เนื่องจากมีมาตรการการจำกัดการออกไปข้างนอก (เคอร์ฟิว) ยอดขายของอุตสาหกรรมแนะนำบุคลากรจึงลดลงอย่างรวดเร็ว และบริษัทต้องเผชิญกับวิกฤติครั้งแรกนับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัท อย่างไรก็ตาม แม้จะอยู่ภายใต้สถานการณ์เช่นนี้ บริษัทฯ ก็มีความภูมิใจที่สามารถจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานทุกคนได้โดยไม่ต้องลดค่าจ้าง
ซึ่งเบื้องหลังสิ่งนี้ก็มีทั้งความร่วมมือจากคู่ค้าและเงินสนับสนุนจากรัฐบาลสิงคโปร์ในบรรดาสิ่งเหล่านี้ สิ่งที่ผมคิดว่าได้ผลมากที่สุดก็คือความสามารถในการขายที่มองไปถึงอนาคตโดยไม่ถูกผูกมัดไว้กับกำไรระยะสั้นตรงหน้า ท่ามกลางความไม่ชัดเจนที่ไม่รู้ว่าวันพรุ่งนี้จะเป็นเช่นไร พนักงานแต่ละคนต่างก็แสดงศักยภาพกันอย่างเต็มที่
และสิ่งที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินการเหล่านี้อยู่ข้างหลังอย่างเข้มแข็งก็คือการพิจารณาทบทวนการดำเนินงานแบบปฏิวัติทั้งระบบเช่น การนำ Bill One เข้ามาใช้งานไม่ว่าจะเป็น การพิจารณาทบทวนความสูญเปล่าและการลดต้นทุนอย่างเต็มกำลัง การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทำให้บริษัทเป็นองค์กรที่ยืดหยุ่นและแข็งแกร่งมากขึ้นบริษัทได้เตรียมโครงสร้างระบบให้มีความพร้อมต่อการค้นหาการเติบโตทางธุรกิจอย่างแข็งขันในอนาคตต่อจากนี้ไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
