TSK ENGINEERING (THAILAND) CO., LTD.
-
Home
- จากผู้ใช้งานจริง
- TSK ENGINEERING (THAILAND) CO., LTD.
เพิ่มประสิทธิภาพงานรายเดือน สร้างการทำงานที่ยืดหยุ่นสำหรับพนักงานทุกคน
ด้วยการเปลี่ยนงานง่าย ๆ เป็นระบบดิจิทัล
บริษัท ทีเอสเค เอ็นจิเนียริ่ง (ประเทศไทย) จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทลูกของบริษัท Tsukishima Holdings Co., Ltd. ดำเนินธุรกิจด้านการออกแบบโรงงานและ EPC สำหรับอุตสาหกรรมเคมี อาหาร และยาในประเทศไทยตั้งแต่ปี พ.ศ. 2536 ด้วยสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ทำให้บริษัทปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้มีความหลากหลาย รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจ่ายชำระเงินตามกำหนดเวลา เราจึงจะมาสอบถามความคิดเห็นหลังจากนำ “Bill One” มาใช้งาน และทิศทางในอนาคตต่อจากนี้
วัตถุประสงค์
- เปลี่ยนรูปแบบการเวียนเอกสารใบแจ้งหนี้แบบกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
- เพิ่มประสิทธิภาพและความรวดเร็วของงานบัญชี
- สร้างฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
ปัญหาก่อนใช้งาน
- การอนุมัติล่าช้า, เอกสารใบแจ้งหนี้สูญหาย
- ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง, ป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน
- กระบวนการทำงานของฝ่ายบัญชีขาดความยืดหยุ่น
ผลลัพธ์หลังใช้งาน
- เพิ่มประสิทธิภาพและรวบรวมงานประจำเดือนไว้ในที่เดียว
- เพิ่มประสิทธิภาพความถูกต้องของข้อมูลในใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้
- สร้างรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น
Bill One เป็นเครื่องมือเพื่อช่วยสร้างการทำงานที่ยืดหยุ่น และเร่งกระบวนการการชำระเงิน
[ ผู้ให้สัมภาษณ์ ]
Accounting and Administrative Department / Accounting and Administrative Specialist Mr. Morihito Imamura
Accounting and Administrative Department / Ms. Rungtiwa Klindokmai
Accounting and Administrative Department / Ms. Pranpriya Panpiti
Procurement Section Engineering Department / Manager Ms. Wannarat Kaewhirun
E&I Section Procurement Section / Manager Mr. Phansin Yuanghiran
ฝ่ายบัญชีต้องใช้ทั้งเวลาและแรงในการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบซ้ำ
ทั้งยังมีปัญหาเอกสารสูญหาย
ลักษณะการดำเนินธุรกิจ
Ms. Rungtiwa Klindokmai(R)
นับตั้งแต่ก่อตั้งในปี พ.ศ. 2536 บริษัท ของเราดำเนินงานในฐานะบริษัทในเครือของ Tsukishima Holdings Co., Ltd. ประเทศไทย ให้การสนับสนุนลูกค้าด้านอุตสาหกรรมการผลิตที่ขยายธุรกิจมายังประเทศไทย และประเทศในกลุ่ม ASEAN นอกจากธุรกิจผลิตน้ำตาลที่ดำเนินงานมาตั้งแต่ก่อตั้ง ปัจจุบันเรายังมุ่งเน้นธุรกิจ EPC และการบำรุงรักษาที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้างโรงงานเคมี อาหาร หรือยา อีกทั้งเรายังเป็นผู้จัดจำหน่ายแบรนด์ Primix ที่ได้รับอนุญาตในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ ซึ่ง Primix เป็นผู้ผลิตเครื่องกวนความเร็วสูงและ Emulsifier สำหรับกลุ่ม Tsukishima เราจึงสามารถให้บริการได้อย่างครอบคลุม ทั้งจัดจำหน่ายสินค้า การก่อสร้าง และการบำรุงรักษา เราคำนึงถึงลูกค้าเป็นอันดับแรก มีพนักงานชาวญี่ปุ่นพร้อมให้บริการ และสามารถจัดหาโรงงานคุณภาพระดับญี่ปุ่นในราคาคนไทยได้
ปัญหาที่มีอยู่ก่อนการนำ Bill One มาใช้
ฝ่ายบัญชี: เนื่องจากบริษัทของเราให้บริการด้านการก่อสร้างโรงงานและเครื่องจักรอุตสาหกรรมแต่ละประเภท จึงมี การแลกเปลี่ยนเอกสารกับคู่ค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งเอกสารเหล่านี้จะอยู่ในรูปแบบกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคาจากผู้ขาย ใบสั่งซื้อ ของบริษัทเอง ใบส่งของและใบแจ้งหนี้ที่ มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์ ในช่วงที่ยุ่งมาก ๆ จะมีใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าส่งมาที่ออฟฟิศทุก ๆ 10 นาที ซึ่งกระทบกระบวนการทำงานส่วนอื่น
เจ้าหน้าที่บัญชีจะต้องป้อนข้อมูล เข้าระบบบัญชีและอินเทอร์เน็ตแบงก์กิ้งด้วยตนเองครั้งต่อครั้ง จึงมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง นอกจากนี้ บริษัทเรามีการเวียนเอกสารเพื่อขออนุมัติภายในในรูปแบบกระดาษ ทำให้ติดตามยากว่าเอกสารไปอยู่ตรงไหนแล้ว บางครั้งก็เกิดการสูญหาย ซึ่งเรื่องนี้ก็เป็นปัญหาภายในบริษัทเช่นกัน
ระหว่างที่กำลังมองหาเครื่องมือเพื่อช่วยสร้างการทำงานที่ยืดหยุ่น
และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการชำระเงินทันตามกำหนดเวลาก็ได้พบกับ Bill One
เหตุผลในการนำ Bill One มาใช้
ฝ่ายบัญชี: เหตุผลหลักคือ การ Work From Home เพราะการแพร่ระบาด ของโควิด-19 ในเวลานั้น เรายังใช้เอกสาร รูปแบบกระดาษอยู่ ทำให้เจ้าหน้าที่บัญชีต้องเข้าออฟฟิศเพื่อสแกนเอกสารที่ต้องได้รับ การอนุมัติ ส่งไปให้คนที่ Work From Home นอกจากจะไม่สะดวกแล้ว ยังทำให้การอนุมัติล่าช้าอีกด้วย เราจึงมองหาเครื่องมือใหม่ที่ ช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการชำระเงินทันตามกำหนดเวลา จนได้มาพบกับ Bill One
ปัญหาขณะใช้งาน
ฝ่ายบัญชี: เนื่องจากเป็นการปรับปรุงระบบครั้งใหญ่ รวมถึงเป็นครั้งแรก นับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทในประเทศไทย ตอนแรกกังวลว่าพนักงานจะยอมรับหรือไม่ แต่กลับ เป็นไปอย่างราบรื่นกว่าที่คิด ส่วนหนึ่งอาจจะเป็นเพราะว่าออฟฟิศเราไม่ได้มีขนาดใหญ่มากนัก นอกจากนี้ เป็นการเปิดมุมมองในการรับสิ่งใหม่ๆที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานส่วนใหญ่ของเราเป็นเด็กรุ่นใหม่ จึงทำความคุ้นเคยกับอุปกรณ์และระบบไอทีได้ไว และกระตือรือร้นในการนำ Bill One มาใช้งาน
ฝ่ายจัดซื้อ: การสอนคู่ค้าของเราให้เข้าใจระบบในช่วงที่เริ่มใช้งานจริงเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยาก แม้จริง ๆ แล้วขั้นตอนนี้เป็นแค่การเปลี่ยนแปลงสถานที่จัดส่งใบแจ้งหนี้ แต่เพราะคู่ค้าไม่รู้จัก Bill One จึงมีคำถามเข้ามามากมาย เช่น “Bill One คืออะไร” “Bill One อยู่ที่ไหน” “ขั้นตอนธุรกรรมจะเป็นอย่างไร” ซึ่งทีมงาน Bill One ได้จัดเตรียมเอกสารอธิบายและดูแลเป็นอย่างดี คู่ค้าก็ตั้งใจฟังการอธิบาย เราได้รับความร่วมมือจากผู้ที่เกี่ยวข้องช่วยผลักดันการใช้งานให้คืบหน้า
ก่อนหน้านี้หากจะบันทึกธุรกรรม 1 รายการ ต้องใช้เวลาประมาณ 2 นาที
แต่ตอนนี้สามารถทำธุรกรรม 20 รายการเสร็จเรียบร้อยได้ภายใน 1 นาที
ผลลัพธ์หลังใช้งาน
ฝ่ายบัญชี: Bill One ดำเนินการรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดแทน จึงไม่มีการส่งใบแจ้งหนี้มาที่ออฟฟิศ ทำให้มีสมาธิจดจ่อกับงานของตนเอง ข้อมูลที่จากเดิมต้องป้อนเข้าไปเอง ตอนนี้มีการจัดทำเป็นข้อมูลลงบัญชีรายวันบน Bill One ตามข้อมูลใบแจ้งหนี้ดิจิทัล แล้วส่งออกเป็นไฟล์ CSV ก่อนจะนำเข้าสู่ระบบบัญชี ระบบนี้มีประสิทธิภาพมากกว่าการป้อนแต่ละรายการเอง ก่อนหน้านี้ การบันทึกธุรกรรม 1 รายการจะใช้เวลาประมาณ 2 นาที แต่ตอนนี้ธุรกรรม 20 รายการก็สามารถทำเสร็จได้ภายในเวลา 1 นาที กระบวนการอนุมัติก็เช่นกัน ก่อนหน้าใช้การเวียนเอกสารกระดาษเพื่อเซ็นต์อนุมัติการจ่ายชำระเงิน แต่ตอนนี้เพียงแค่กดปุ่มอนุมัติ บน Bill One ซึ่งมีส่วนช่วยให้การทำงานเป็นไปตามกฎระเบียบมากขึ้น ทั้งนี้ ประเทศไทยยังต้องยื่นใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ แตกต่างจากประเทศที่มีกฎหมายผ่านระบบอิเล็กทรอกนิกส์ได้ เราจึงยังไม่ได้นำมาใช้งานเต็มรูปแบบ แต่หากมีการแก้ไขกฎหมายให้พึ่งพาต้นฉบับกระดาษน้อยลง เราก็คิดว่าฟังก์ชันต่าง ๆ อย่างการอัปโหลดใบแจ้งหนี้ผ่านบัญชีคู่ค้าจะช่วยเพิ่มผลผลิตมากขึ้น ทั้งยังทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพกว่าที่ใช้งานอยู่ในตอนนี้ ด้วยฟังก์ชันการแจ้งเตือนเมื่อมีข้อมูลซ้ำซ้อน รวมถึงสามารถสื่อสารข้อมูลใบแจ้งหนี้แต่ละรายการภายในระบบได้้
ฝ่ายจัดซื้อ: ที่ผ่านมาในแต่ขั้นตอนจะใช้ระบบ แตกต่างกัน แต่ Bill One ช่วยให้ขั้นตอน ต่าง ๆ มารวมอยู่ในที่เดียว การแชร์ข้อมูลภายในบริษัทจึงเป็นไปอย่างราบรื่น ในกระบวน การจัดหา ที่ผ่านมาหากต้องการ ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ หรือต้องการข้อมูลเก่า ๆ จะต้องร้องขอไปที่ฝ่ายบัญชีทุกครั้ง แต่ปัจจุบันไม่ว่าใครก็สามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย เพียงค้นหาด้วยชื่อ หมายเลขคำสั่งซื้อหรือวันที่ Bill One ก็จะแจ้งเตือนขึ้นมาโดยอัตโนมัติ ทำให้รู้สถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับและดูประวัติ การตรวจสอบย้อนหลังได้
ฝ่ายวิศวกรรม: นอกเหนือจากงาน Back Office แล้ว ยังมีประโยชน์มากสำหรับวิศวกรที่เขียนแบบแปลน เพราะเพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ก็จะสามารถเวียนเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ต้องกลัวว่าเอกสารจะสูญหาย หลังจากนี้ เชื่อว่าพนักงานจะเข้าใจประโยชน์ของ Bill One มากขึ้น ผ่านการนำ Bill One มาใช้ปรับปรุงกระบวนการทำงานแต่ละส่วน
หวังว่าการตรวจเทียบใบสั่งซื้อและข้อมูลใบแจ้งหนี้ได้แบบอัตโนมัติ
จะช่วยให้ปิดงบรายเดือนเร็วขึ้นได้ี
ผลพลอยได้อื่น ๆ
ฝ่ายบัญชี: การนำ Bill One เข้ามาใช้ทำให้เปลี่ยนแปลงวิธีการ Work From Home ไปอย่างมาก ก่อนหน้านี้เรามีการ Work From Home เป็นครั้งคราวเพราะเหตุการณ์น้ำท่วมหรือสถานการณ์ความไม่สงบภายในประเทศ แต่ความเป็นจริงแล้วขาดความคล่องตัว เพราะยังต้องเข้ามาบริษัทเพื่อจัดการเอกสารต่างๆ บางครั้งต้องนำเอกสารบางส่วนกลับมาทำที่บ้านด้วย ตั้งแต่การแพร่ระบาดของโควิด-19 บริษัทของเราให้เลือก Work From Home ได้ โดยในแต่ละสัปดาห์ ถ้ามาทำงานที่บริษัทครบตามจำนวนวันที่กำหนดแล้ว วันที่เหลือจะอนุญาตให้ทำงานที่บ้านได้ ดังนั้น เมื่อนำ Bill One เข้ามาใช้ จึงช่วยลด การเข้าบริษัทเพื่อจัดการเอกสาร ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่นเมื่อเทียบกับก่อนหน้านี้
โอกาสหลังจากนี้ในการใช้ Bill One
ฝ่ายบัญชี: อยากใช้ข้อมูลใบแจ้งหนี้กับระบบอื่น ๆ ด้วย ตอนนี้กำลังทำการเปรียบเทียบกับข้อมูลในใบสั่งซื้อ ถ้าสามารถตรวจเทียบใบสั่งซื้อและข้อมูลใบแจ้งหนี้ได้แบบอัตโนมัติ ก็จะสามารถปิดงบรายเดือนให้เร็ว ตอบสนองความต้องการของผู้นำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ เช่น ออดิท หรือเจ้าหน้าที่สรรพากร เป็นต้น โดยการเปลี่ยนรูปแบบกระบวนการทำงานให้กลายเป็นระบบดิจิทัล และลด Manual Work ลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
Bill One เป็นบริการช่วยจัดการดูแลใบแจ้งหนี้ ทำให้รับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของบริษัทคุณผ่านระบบออนไลน์และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการชำระเงินของบริษัท นอกจากนี้ Bill One ยังช่วยเพิ่มการตัดสินใจทางธุรกิจโดยเพิ่มประสิทธิภาพในเรื่อง ความรวดเร็วและความถูกต้องของข้อมูลในการปิดบัญชีมากขึ้น
※This article was created in March 2024
